Las reuniones son una parte esencial de las actividades diarias de una organización. Es casi imposible para las organizaciones involucrar a sus empleados sin tener reuniones. Aunque varios factores afectan a la productividad de las reuniones (como los tipos de salas, el exceso de tecnología y la carga para ti), el estado de la sala de reuniones es un factor importante que afecta a la productividad general de las reuniones.
La tecnología es un componente esencial en las salas de reuniones, ya que es necesaria para aumentar la productividad, impulsar la colaboración y la toma de decisiones. Sin embargo, la desventaja de esto es que habrá diversos equipos que tienen diferentes capacidades, o varias interfaces de usuario.
Según una encuesta, el 68% de los empleados sienten que es más probable que experimenten problemas técnicos en las reuniones. La forma de garantizar reuniones más atractivas y exitosas, independientemente del espacio de reunión, es una estandarización adecuada.
¿Qué es la estandarización?
Estandarización significa la regularidad de la experiencia del usuario en varios espacios. Todas las tecnologías involucradas no necesariamente tienen que ser idénticas. Es posible que una organización proporcione exactamente la misma experiencia de usuario en diferentes salas, independientemente del tamaño y las diferentes tecnologías. Cuando tiene una sala de reuniones estandarizada, no es necesario pasar por nuevos sistemas para cada reunión. La estandarización tiene como objetivo mejorar la experiencia del usuario durante las reuniones.
Beneficios de la estandarización
Aumento de la productividad
Una vez que los empleados han aprendido la tecnología de la reunión, se ahorra tiempo. Todo el tiempo que podría haberse utilizado para conectar diferentes tecnologías de salas de reuniones se convertirá en tiempo de reunión significativo. Los empleados pueden entrar en cualquier espacio de reunión y
empezar a trabajar inmediatamente. Esto aumenta el ritmo y la energía que toma la reunión, lo que a su vez aumenta la productividad. Casi no se desperdicia tiempo en la conexión de dispositivos. En el caso de que haya problemas tecnológicos menores durante la reunión, estandarizar la tecnología de la sala de reuniones también ayuda, porque los empleados ya saben las cosas necesarias que hacer para solucionar el problema en lugar de llamar la atención del departamento de TI. Esto finalmente conduce a una productividad general mucho mejor.
Solución de problemas más eficaz
La solución de problemas requiere mucha atención y podría ser muy tediosa. La estandarización de la tecnología de reuniones disminuye la demanda de recursos de TI en lo que respecta a esto. El personal de TI domina un sistema, lo que facilita la ayuda cuando es necesario y aborda de forma proactiva los problemas o soluciona problemas comunes. Tener problemas tecnológicos durante una reunión podría ser desventajoso. Sin embargo, un espacio de reunión estandarizado ayudará a mejorar el proceso de solución de problemas y también reduce las responsabilidades del personal de TI. La solución de problemas se vuelve menos tediosa cuando el personal de TI se acostumbra más a un sistema coherente y cuando los empleados saben cómo hacerlo.
Capacitación más eficiente
La estandarización no solo ahorra tiempo que se habría utilizado para la capacitación en tecnología de salas de reuniones, sino que también la hace más eficiente. Poco a poco, incluso las tecnologías más difíciles se pueden aprender si se utilizan con el tiempo. La estandarización permite a las organizaciones reducir el tiempo dedicado a
la capacitación mediante el uso de una sola plataforma. Una vez enseñado, los usuarios finales ya saben cómo utilizar el sistema en cualquier sala de reuniones sin formación adicional. La estandarización también permite hacer planes precisos para las salas de reuniones y otras necesidades futuras de la organización.
Cómo estandarizar
Comprender la adopción de tecnología
Es importante entender la tecnología que utilizan los empleados. La estandarización no siempre significa que las salas de reuniones necesitarán nueva tecnología. Ocasionalmente, todo lo que necesita hacer es complementar el equipo actual en lugar de traer un reemplazo completo. Esto podría significar simplemente agregar algunas piezas adicionales de tecnología al sistema actual para apoyar la experiencia del usuario final. Observe sus salas de reuniones, averiga qué funciona, qué falta y qué hay en exceso. Es importante atraer a los usuarios finales en este momento. Dan sus comentarios sobre el espacio actual y cómo se está utilizando, lo que le ayuda a decidir sobre la mejor tecnología para elegir. Comprenda los tipos de habitaciones y el tipo de funcionalidad necesaria para cada espacio.
No invierta en equipos no deseados. El presupuesto que se habría gastado en equipos que no son necesarios se puede utilizar para financiar soluciones tecnológicas útiles en la organización.
Centralizar las compras
No se debe permitir que las personas o los departamentos compren tecnología para las salas de reuniones. Permitir esto no sólo causa inconsistencia, sino que podría conducir a un desperdicio de inversión en equipos no deseados. Tiene que ser una decisión tomada después de una evaluación adecuada. Además, las tecnologías que promueven la coherencia en todos los dispositivos deben ser muy consideradas.
Considerar las necesidades futuras
Lo más probable es que las organizaciones cambien con el tiempo. La tecnología debe ser capaz de mantenerse al día fácilmente con estas transformaciones tan pronto como lleguen. Los equipos que se van a adquirir deben alcanzar un cierto nivel de
adaptabilidad y deben lograr una rentabilidad. Las soluciones centradas en el software ofrecen flexibilidad y opciones de actualización en comparación con la tecnología basada únicamente en el hardware. Al considerar las necesidades futuras, se debe crear una
política de espacio de reunión para toda la empresa. La política debe incluir especificaciones, los objetivos de seguridad y las directrices adecuadas para el uso del equipo. Es importante proporcionar una guía de soporte que enumere los posibles problemas y soluciones. Sacar tiempo para hacer esto ayuda a cada persona que entra en las salas de reuniones a entender cómo utilizar los sistemas y los pasos apropiados a seguir para adaptarlo para su uso futuro.
conclusión
Las salas de reuniones pueden ser de cualquier tamaño, ya sean salas de conferencias grandes o salas de reuniones pequeñas, siempre que aborden las necesidades de las reuniones. Independientemente del tamaño de la sala de reuniones, la tecnología debe estar involucrada para fomentar la colaboración en equipo y el compromiso de las reuniones. La facilidad de interacción entre los equipos y la tecnología disponible tendrá un impacto en el compromiso y la productividad. La tecnología en una sala de reuniones puede ir de dos maneras en afectarla. O bien promueve la toma de decisiones rápidas y la innovación, o bien la dificulta. La aplicación de presentación inalámbrica y las pantallas táctiles interactivas de i3-Technologies llevan la colaboración y la productividad de las reuniones a un nuevo nivel, lo que respalda la libertad de los usuarios de compartir cualquier contenido a lo largo de una reunión.
Autor:
Muriel De Bruyne / I3 Technologies
