Con más de 32,5 millones de pequeñas empresas estadounidenses (definidas por la Agencia Federal de Pequeños Negocios de Estados Unidos como organizaciones con menos de 500 empleados), estas empresas son una fuerza poderosa, y están preparadas para recuperarse de los desafíos de la pandemia. Una encuesta de enero de 2022 realizada por Morning Consult, encargada por Zoom, revela que muchas pequeñas empresas buscan aumentar la productividad y ampliar sus capacidades como principales objetivos en 2022.
Sin embargo, estos objetivos son también sus principales desafíos. Cuando se les preguntó: «¿En qué medida cree que cada uno de los siguientes aspectos será un desafío para su organización en el próximo año?», 7 de cada 10 responsables de la toma de decisiones de las pequeñas empresas afirmaron que aumentar la productividad sería muy o un poco difícil, y 2 de cada 3 dijeron que ampliar las capacidades sería muy o un poco difícil.
El 81 % de los encuestados están de acuerdo en que las plataformas de comunicación de audio y vídeo son necesarias para acelerar el crecimiento. Teniendo esto en cuenta, hemos elaborado una guía para ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a utilizar la plataforma de Zoom para ayudar a administrar su tiempo y recursos de manera eficaz y eficiente. Tanto si su empresa es nueva y está en fase de crecimiento, como si está preparada para pasar al siguiente nivel.
Marcación de las comunicaciones telefónicas
Según la encuesta, muchas de las pequeñas empresas encuestadas dependen en gran medida de las comunicaciones telefónicas. Cuando se les preguntó: «¿Con qué frecuencia se utilizan los sistemas de telefonía en su organización?», el 76 % de los encuestados afirmaron que utilizan el teléfono a diario para comunicarse.
Cuando se les preguntó: «¿Su organización utiliza hardphones, softphones o ambos para realizar llamadas relacionadas con el negocio?», solo el 17 % de los encuestados afirmaron que utilizaban un softphone frente al 49 % que utilizaban un teléfono móvil o el 33 % que utilizaban un hardphone.
Sin embargo, el uso de un softphone puede ser una buena opción para su empresa. A continuación, se ofrecen algunos consejos para usar un softphone basado en la nube como Zoom Phone que pueden ayudar a mejorar el servicio al cliente y fomentar la productividad:
Establezca colas de llamadas para ayudar a reducir los tiempos de respuesta. Divida y conquiste las consultas de los clientes estableciendo colas de llamadas para dirigir las llamadas a un grupo designado de usuarios, como un equipo de ventas o de soporte, de modo que la primera persona disponible pueda contestar el teléfono.
Utilice un softphone para responder a las llamadas en diferentes dispositivos de la empresa. Al aprovechar la flexibilidad de un softphone, las pequeñas empresas pueden hacer y recibir llamadas en un teléfono móvil, un equipo portátil, una tableta o cualquier otro dispositivo de la empresa conectado a Internet.
Elevar una llamada a una reunión. Los empleados pueden estar en una llamada telefónica y querer dibujar un boceto rápido o abrir un documento para revisarlo con las otras personas en el teléfono. Dentro de la plataforma de Zoom, los empleados pueden pasar fácilmente de una llamada telefónica a una reunión con vídeo cuando la situación lo requiera, lo que ayuda a permitir una conversación más productiva.
Enviar el mensaje correcto con el chat
Las pequeñas empresas encuestadas informaron que sus empleados utilizaban el correo electrónico con la misma frecuencia que las comunicaciones telefónicas, especialmente para conectarse internamente con sus colegas. Más del 80 % de los encuestados informaron que utilizaban el correo electrónico a diario para la comunicación interna. El 52 % informaron que utilizaban las plataformas de chat y mensajería a diario para comunicarse internamente.
Una ventaja de las comunicaciones por chat es que a menudo permiten a los miembros del equipo conectarse en tiempo real, lo que puede ayudar a mejorar la productividad.
Los empleados que usan la funcionalidad de chat pueden utilizar Zoom Chat para lo siguiente:
Crear canales de chat para diferentes grupos y proyectos. Establecer canales de chat para los diferentes departamentos, así como para proyectos interfuncionales a medida que vayan surgiendo. Esto permite a los empleados adaptar los mensajes y comunicar información relevante a miembros específicos del equipo.
Realizar capturas de pantalla, anotar y compartir imágenes. Los empleados pueden compartir archivos e imágenes en los canales de chat para una colaboración rápida. ¿Necesita transmitir su mensaje de forma visual? Utilice el Zoom Desktop Client para realizar capturas de pantalla, añadir anotaciones y compartirlas directamente en el chat.
Hacer crecer su negocio en un mundo híbrido
El 64 % de las pequeñas empresas que participaron en la encuesta de Zoom realizaban negocios tanto en persona como en línea. Se puede decir que las plataformas de comunicaciones están desempeñando un papel importante en el funcionamiento de los equipos híbridos. Una plataforma de comunicaciones moderna puede ayudar a aumentar la productividad, ampliar las capacidades y destacar el compromiso de los empleados.
Revise nuestra guía de pequeñas empresas para obtener ideas sobre cómo utilizar Zoom para ayudar a desarrollar y mejorar la cultura de la empresa, interactuar con los clientes y hacer posible una fuerza de trabajo híbrida.
